Contractbeheer en -controle

Bij contractbeheer en controle gaat het om de ondersteuning van uw administratieve proces van het beheren van contracten binnen uw organisatie. Daarnaast uiteraard ook het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.

ContractSoft ondersteunt u bij:

  • Het verstrekken van informatie over contracten;
  • Het geven van inzicht in lopende (raam)overeenkomsten waar binnen de organisatie gebruikt kan worden gemaakt;
  • Het signaleren van looptijden, garantietermijnen en prijsherzieningen;
  • Het geven van inzicht in het aantal en soorten gecontracteerde leveranciers bij diverse afdelingen binnen uw organisatie;

Door het invoeren van ContractSoft kunt u uw kwaliteit van uw dienstverlening verhogen, maar ook het realiseren van kostenbesparingen door bijvoorbeeld:

  • Het voorkomen van onterechte betalingen van facturen waar geen contract is afgesloten of is verlopen;
  • Voorkomen dat contracten stilzwijgend worden verlengd;
  • Voorkomen dat contracten ongecontroleerd geïndexeerd worden;
  • Er voor te zorgen, dat contracten waarvan de dienst niet meer gebruikt wordt, toch worden verlengd;

ContractSoft ondersteunt de volgende wijzen waarop uw inkoopproces kan zijn georganiseerd:

Centrale inkoop

Contractbeheer wordt centraal belegd in uw organisatie.

Decentrale inkoop

Contractbeheer wordt decentraal bij de afdelingen belegd in uw organisatie

Gecoördineerde inkoop

Contractbeheer wordt gecoördineerd door de afdeling Inkoop, waarbij de afdeling Inkoop verantwoordelijk is voor invoer van de contracten.

Hybride inkoop

Contractbeheer wordt gecoördineerd door de afdeling Inkoop, waarbij de afdeling Inkoop verantwoordelijk is voor registratie van afdeling overstijgende contracten. De afdelingen binnen uw organisatie zijn verantwoordelijk voor “eigen” contracten.

ContractSoft ondersteunt op een flexibele wijze de rollen, taken en verantwoordelijkheden bij contractbeheer. We zien vaak de volgende rollen bij organisaties:

Contracteigenaar, Inkoopadviseur, Controller, Contractbeheerder, Contractadministrateur, Jurist en Applicatiebeheerder