ContractSoft

Herkent u zich in een van deze situaties:

  • Contracten worden door de afdelingen in verschillende systemen vastgelegd, waardoor er geen inzicht en overzicht is in de lopende contracten en verplichtingen als gevolg van deze contracten.

  • Contracten worden niet volgens de procedure afgehandeld, waardoor er vertraging ontstaat bij het afsluiten van contracten, contracten niet volgens de voorwaarden van de organisatie afgesloten en mogelijk juridisch niet goed gedekt.

  • Contracten blijven liggen in de organisatie, waar en bij wie vaak onbekend, waardoor een contract opnieuw moet worden opgemaakt of een contract gaat niet door.

  • Er is geen inzicht welke contracten verlengd moeten worden of automatisch verlengd gaan worden en wanneer de contracten opgezegd dienen te worden, waardoor contracten automatisch worden verlengd terwijl deze opgezegd hadden moeten worden (extra kosten) en het komt voor dat contracten worden vergeten te verlengen.

  • Een collega uit een team is plotseling voor lange tijd uit de roulatie, het is niet bekend welke contracten onder zijn beheer zijn en welke op een actie wachten, waardoor veel tijd gaat verloren om de werkvoorraad van de collega bij elkaar te zoeken en er geen compleet overzicht van de werkvoorraad is.

  • Er is geen inzicht in de financiële verplichtingen en rechten van de afgesloten contracten op afdelingsniveau en organisatieniveau, waardoor niet alle financiële rechten bij de organisatie binnen komen en men voor financiële verplichtingen voor vervelende verrassingen komen te staan. Er kan geen goede cash flow prognose worden gegeven.

  • Er is geen inzicht welke contracten met elkaar samenhangen, waardoor er geen inzicht is (vooral bij samenwerkingen en/of raamcontracten) welke partijen contractueel verbonden zijn.

  • Welke contracten zijn met een bepaalde partij afgesloten, waardoor er bij (her)onderhandelingen geen inzicht is in welke lopende contracten er al met de partij zijn afgesloten. Het gevolg kan zijn dat dit de onderhandelingen kan verstoren of de eigen positie verzwakt.

  • De correspondentie en overige documenten zijn niet bij het contract aanwezig, waardoor er een onvolledig dossier ontstaat, het veel tijd kost om een dossier compleet te krijgen, en er zijn geen voorgaande versies beschikbaar.

Dan is het tijd dat u zich gaat oriënteren op ContractSoft. ContractSoft biedt u ondersteuning op de volgende gebieden:

Contractregistratie

Super flexibele inrichtingsmogelijkheden bij onze contractenregistratie, waardoor bijna ieder type contract kan worden vastgelegd.

Lees meer

Contractbeheer en controle

Het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.

Lees meer

Contract management

Bewaking of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van uw organisatie.

Lees meer

Leveranciers- en inkoopmanagement

Ondersteuning van alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en, waar relevant, verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers met als doel continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van uw organisatie.

Lees meer

Cashflow management

Beter contract- en leveranciers management, kan leiden tot kostenreductie wat de cashflow van uw organisatie doet verbeteren.

Lees meer

Real time Analytics

Real time mogelijkheden tot rapportage, analyse en inzage in uw contracten, leveranciers, cashflow en vele andere niveaus binnen ContractSoft.

Lees meer

Benchmarking

Inzage in hoe u collega gemeenten het doen?! Deze module is speciaal gemaakt voor op gemeentelijk niveau gegevens te vergelijken.Lees meer

Integraties

Veel standaard integraties met andere software oplossingen van onder andere SAP, ORACLE, AFAS, EXACT en CENTRIC.

Lees meer

De belangrijkste voordelen van ContractSoft zijn:

  • Alles wordt in één centraal systeem vastgelegd, waarbij elke afdeling inzicht heeft voor de eigen afdeling en de organisatie overall inzicht heeft.
  • Door per contracttype de workflow vast te leggen, wordt de afgesproken procedure gevolgd. Vertraging zal uitblijven, dank zij de signaleringsfuncties binnen ContractSoft. Reviews vinden plaats door de juiste personen.
  • Dank zij de workflow is het altijd zichtbaar waar een contract is. De verschillende dashboards geven inzicht bij wie  het contract is. Tevens is er een signalering binnen ContractSoft als een contract te lang bij iemand blijft liggen (bewaking van deadlines).
  • ContractSoft biedt signaleringen wanneer contracten opgezegd dienen te worden of wanneer contracten verlopen (en verlengd dienen te worden). Tevens biedt ContractSoft verschillende dashboards voor inzicht en overzicht van deze contracten.
  • Bij ziekte, kan een teamleider vanuit zijn dashboard de contracten met één muisklik overhevelen naar andere collega’s waardoor er geen tijd verloren gaat. Tevens wordt hiermee inzicht verkregen in de werkvoorraden en de werkdruk van de mensen in de teams.
  • Alle financiële verplichtingen en rechten zijn in overzichten (op basis van de periode die de organisatie wenst) binnen de dashboards standaard aanwezig.
  • Dank zij ContractSoft kunnen de samenhangen tussen de verschillende contracten worden vastgelegd met daarbij de onderliggende relatie (bijvoorbeeld partnerovereenkomst, onder aanneming, etc.).
  • Vanuit de dashboards is direct zichtbaar welke contracten zijn afgesloten met een bepaalde partij, wat de status van die contracten is en hoe de onderhandelingen met die contracten zijn verlopen.
  • Alle correspondentie wordt vastgelegd bij het contract, alle types files kunnen in het documentensysteem van ContractSoft worden vastgelegd, waarbij uiteraard versiebeheer automatisch plaatsvindt. Rechten voor toegang en inzicht kan per gebruiker of gebruikersgroep worden vastgelegd.

Wordt het geen tijd voor een vrijblijvende afspraak?!

Informatie aanvragen