Begroting & budgettering

ProjectSoft PM maakt het mogelijk om een globale begroting (Top Down) of een detail begroting (Bottom Up) te maken. Voor elk project(onderdeel) kunnen zowel een kosten- als een opbrengstenbegroting worden gemaakt van de benodigde personele- en materiële resources, benodigde materialen en overige kosten. Een groot voordeel is dat men initieel op functiecategorieën en standaard apparatuur/faciliteiten kan begroten en pas na goedkeuring de specifieke personele- en materiële resources hoeft op te nemen in de begroting. Ook kan men een project iteratief begroten door een nieuwe versie van de begroting maken en op basis van andere inzichten of verandering van scope een andere begroting te maken. Er is altijd maar één versie van de begroting actief. Ook is het mogelijk om eerst een globale begroting te maken en later een detail begroting en deze dan met elkaar te confronteren. Dit biedt inzicht in hoe men tot de definitieve begroting is gekomen, welke veranderingen in de tijd zijn doorgevoerd en of er een scopeverandering is doorgevoerd, die invloed heeft gehad op de benodigde resources. Het is tevens mogelijk om in dit stadium al inzicht te krijgen welke medewerkers binnen elk van de functiecategorieën eventueel beschikbaar zijn om in het project mee te werken.

Er kunnen twee vormen van budgettering in ProjectSoft PM worden toegepast. De gemakkelijkste vorm is de detailbegroting te kopiëren naar de budgetmodule, waarbij ProjectSoft PM automatisch de benodigde deelbudgetten per projectonderdeel verdeeld over de doorlooptijd van het project. Hiermee krijgt men een uitstekend beeld welke budgetten over de jaren beschikbaar zijn voor elk van de projectonderdelen. Ook kan er rekening gehouden worden met de inflatie via indexeringsfunctionaliteit. Daarmee kan het benodigde budget over de jaren toenemen, terwijl de inspanning volgens de planning verloopt. De tweede en meer bewerkelijk vorm van budgetteren is een budget eerst top down te verdelen over de sub-projecten/fasen en daarna de onderliggende niveaus verder uit te splitsen. Hier worden de budgetniveaus per project(onderdeel) als bovengrens gebruikt voor de kostenrealisatie.