Digitaal projectdossier

In het digitale projectdossier wordt zowel financiële- en niet-financiële informatie van een project bewaard. Bij de invoer van de financiële informatie ligt de nadruk bij de financiële administrateur, projectadministrateur en controller. De eindverantwoordelijke voor de volledigheid en betrouwbaarheid ligt bij de projectcontroller.

 

Het digitale projectdossier is bepalend voor de financiële informatie van het project.

 

Bij bepaalde gesubsidieerde opdrachten of onderzoek, dat voor een bepaalde specifieke opdrachtgever wordt uitgevoerd, is één van de voorwaarden dat een externe accountant een controleverklaring moet afgeven, voordat de eindafrekening kan plaatsvinden.

 

De onderdelen Proposal (Review Proposal, Goedgekeurd Proposal, Review Contract, Goedgekeurd Contract), Opdracht/Getekend Contract, Uitvoering (Change Management) en Afsluiting (Accountantsverklaring en Eindafrekening) vormen de kern van het digitale projectdossier. De vetgedrukte onderdelen zijn te beschouwen als hoofdonderdelen van het digitale projectdossier binnen ProjectSoft PM.

 

De uitvoering van een project kan meerdere perioden en/of jaren beslaan en uit verschillende projectonderdelen (fasen, subprojecten) bestaan. Omdat de jaarrekening gebaseerd is op kalenderjaren, zal voor elk van de kalenderjaren een soort tussentijds overzicht wordt gemaakt. Dit geldt zowel voor de jaarmoten van het budget, als de kosten en uitgaven in een bepaald jaar.