Onderzoeksinstellingen

Succesvol verwerven en kosteneffectief uitvoeren van onderzoek bij onderzoeksinstellingen

De markt voor onderzoeksinstellingen is dynamischer dan ooit. Enerzijds moet er ruimte zijn voor diepgravend onderzoek, terwijl anderzijds budgetten krimpen. Dit vereist van onderzoeksinstellingen dat naar alle kosten goed gekeken zal worden. Organisaties die zich bezighouden met onderzoek moeten zelf ‘hun broek ophouden’ en op zoek gaan naar manieren om meer geld en budget te realiseren.

 

ProjectSoft PM maakt het mogelijk om een globale begroting (Top Down) of een detail begroting (Bottom Up) te maken. Voor elk project(onderdeel) kan zowel een kosten- als een opbrengstenbegroting worden gemaakt van de benodigde personele- en materiële resources, benodigde materialen en overige kosten.

 

Voor elke stakeholder in de onderzoeksinstelling is een dashboard beschikbaar, waarmee de betrokkene online in real time alle tussentijdse- en eindresultaten van een projectonderdeel kan bekijken en gebruiken om de projectvoortgang te bewaken en op basis van de vastgelegde gegevens het project(onderdeel) eventueel bij te sturen. Elke functie in het dasboard geeft de actuele stand van zaken weer op het moment van raadplegen, dus geen onvolledig beeld van het project. Bij verschillende functies kan men gebruik maken van Real Time Analysis, zodat het vergaren van decentraal vastgelegde gegevens in spreadsheets tot het verleden behoort en men snel en adequaat informatie kan verschaffen aan het management en alle andere partijen die daaraan behoefte hebben.

 

ProjectSoft PM is een project management systeem, waarmee onderzoeksinstellingen de projecten kunnen plannen, begroten en bemensen en daarnaast kan in de uitvoeringsfase de voortgang (zowel inhoudelijk als financieel) van projecten goed gevolgd worden. Inzicht krijgen in alle projecten in een organisatie kan eenvoudig. ProjectSoft PM is een modulair opgezet project management systeem, met een korte implementatietijd, gebruikersvriendelijk en schaalbaar.

 

De voordelen van ProjectSoft PM:

  • Inzicht in begrotingen, budgetten, ten opzichte van realisaties en prognoses.
  • Samenwerken met onderzoekers van binnen en buiten de organisatie en andere R&D instellingen transparant zichtbaar gemaakt.
  • Zowel geschikt voor afdelingen binnen de eigen organisatie als kleinere R&D instellingen.
  • Voortgang van projecten worden visueel inzichtelijk gemaakt.
  • Alle documenten direct toegankelijk bij het project.
  • Via Jam-sessies snelle uitwisseling informatie zonder noodzaak vergaderingen.
  • Locatie- en tijdsonafhankelijk.

Voordelen ProjectSoft PM voor de gebruikersgroepen binnen een Onderzoeksinstelling

Onderzoekers kunnen bij de opzet van hun onderzoeksproject gebruik maken van projecttemplates, voorbeelden van bestaande projecten en projecten in MS-Project. Dit bespaart veel werk, omdat u het eigen project toch geheel kunt aanpassen aan de specifieke eisen en wensen van het onderzoek, zonder helemaal van ‘scratch’ te hoeven starten. Van alle wijzigingen wordt een versie gemaakt, zodat u altijd kunt terug gaan naar een eerdere versie.

De uitwerking van onderzoeksvoorstellen door de onderzoekers kan in een vroeg stadium door de projectleider en/of onderzoeksleider worden bekeken en bijgestuurd, waardoor ook de financieringsbehoefte (subsidie en eigen bijdrage) snel duidelijk wordt en daarmee de slagingskans van het onderzoeksvoorstel.

Tijdens de uitvoeringsfase van een onderzoeksvoorstel kunnen alle aspecten van het project op elk moment worden bekeken, met name de voortgang worden gecontroleerd en eventueel bijgestuurd (w.o. vergelijking van geplande- versus gerealiseerde cijfers, worden de mijlpalen/onderzoeksresultaten tijdig bereikt, is er sprake van uitloop etc.).

In de uitvoeringsfase kunnen wijzigingen alleen worden doorgevoerd door een geautoriseerde medewerker via change management. Dit betekent dat de controller het gehele verloop van de geplande- en de gerealiseerde kosten kan volgen, omdat direct duidelijk is wie verantwoordelijk was voor de goedkeuring van de wijzigingen tijdens de uitvoering van het onderzoeksproject en wat de invloed op de resultaten en kosten was.

Voor projecten waarvoor een accountantsverklaring nodig is, kan de externe- of de interne accountant het gehele proces van het begin tot het eind volgen, omdat alle handelingen of activiteiten van iedere medewerker in elke fase van het project (initieel en uitvoering) worden gelogd. Op termijn kan men dan een Certificate of Methodolgy aanvragen en na toekenning daarvan is het niet langer noodzakelijk om een accountantsverklaring te overleggen voor EU- en projecten van het Rijk. Hierdoor kan een aanzienlijke reductie in de kosten van een onderzoeksproject worden bereikt.

Via de subsidiemodule van ProjectSoft PM kan de subsidie-adviseur (maar ook de projectleider voor de eigen projecten) de status van alle aanvragen (ingediend, gewijzigd, opnieuw ingediend, toegekend en afgewezen) op elk moment bekijken. Daarbij wordt ook duidelijk bij welke subsidieregelingen de scoringskans het hoogst is en welke onderzoeksinstellingen het meest succesvol zijn bij het verwerven van externe financiering.

Het Bestuur van een instelling kan op elk moment zowel de inhoudelijke als de financiële voortgang van alle onderzoeks- en andere projecten bekijken. Dit is met name van belang voor het beoordelen van ‘eigen bijdrage’-aanvragen voor nieuwe onderzoeksprojecten, maar ook om te bezien of er problemen zijn bij de in uitvoering zijnde projecten. Men is niet langer afhankelijk van derden voor deze informatie, maar kan op elk moment alle aspecten van (onderzoeks)projecten bekijken en eventueel naar de onderliggende gegevens gaan.