Universiteiten

Succesvol verwerven, uitvoeren en verantwoorden van onderzoek bij Universiteiten

Universiteiten zijn sterk gericht op onderzoek. ProjectSoft PM is ontwikkeld vanuit de onderzoeker en voor de onderzoeksorganisatie, waarbij de onderzoeker centraal staat. Bij dit creatieve proces wordt de onderzoeker maximaal ondersteund bij de voorbereiding en realisatie van de onderzoeksinitiatieven. Maar dit vraagt ook een degelijk uitgebouwde managementstructuur. ProjectSoft PM voorziet in de mogelijkheden om de onderzoeksorganisatie verder te optimaliseren.

 

Ook ondersteunt ProjectSoft PM het principe van ‘open science’, doordat de onderzoeker in staat is vanuit ProjectSoft PM allerlei externe bronnen (publicaties en onderzoeksdata, w.o. PURE, Scopus, Google Scholar e.a. ) te raadplegen en te gebruiken bij het eigen onderzoek (principe van One-stop-Shopping).

Diversiteit in onderzoek

Zoals in de beleidsvisie is aangegeven zijn de behoeften van alfa wetenschappen anders dan die van de bèta wetenschappen, zowel voor wat betreft de presentatie van de trajecten als de resultaten. Het is mogelijk om voor faculteiten die qua onderzoek en resultaten van elkaar verschillen een ‘eigen’ inrichting te geven die volledig is afgestemd op de behoeften van het onderzoek voor die faculteit, zonder dat het ‘overall inzicht’ over de faculteiten heen geweld wordt aangedaan. Elk domein krijgt dus de juiste instrumenten om het onderzoek te initiëren, te faciliteren en de resultaten daarvan correct in te schatten.

Groeikansen en talenten

Niet alle onderzoekers hebben dezelfde kennis en ervaring voor het opstellen van onderzoeksvoorstellen. Voor beginnende onderzoekers, heeft ProjectSoft PM in de pre award fase functionaliteit ontwikkeld, waarbij de onderzoeker stap voor stap ‘bij de hand’ wordt genomen om tot een onderzoeksvoorstel te komen, waarbij gebruik gemaakt wordt van templates, terugkoppelmomenten met de onderzoeksleider en ‘conversations’ (een soort chat versie) voor het snel uitwisselen van kennis en ervaring.

 

Meer ervaren onderzoekers kunnen de stap-voor-stap aanpak overslaan en zelf de verschillende onderdelen van een projectvoorstel (projectstructuur met doorlooptijden, deadlines en deliverables en de daarbij behorende financiering) bekijken en selecteren. ProjectSoft PM bepaalt bij de financieringsaanvraag dan ook tegelijk de ‘eigen bijdrage’ of ‘eigen fondsen’, omdat een project nu eenmaal voor 100 % gefinancierd moet worden. Binnen ProjectSoft PM kan direct geschakeld worden naar de specifieke subsidieverstrekker en kan men ook (na een review) de financieringsaanvraag direct doen en volgen.

 

De functionaliteit van ProjectSoft PM biedt de onderzoeker en de onderzoeksorganisatie inzicht in:

  • De slaagkans van bepaalde subsidies bij specifieke subsidieverstrekkers uit de tweede geldstroom en de derde geldstroom in een bepaalde periode (maand, kwartaal, jaar)
  • Hoe succesvol specifieke onderzoekers zijn in het verkrijgen van financiering
  • Welke bedragen per subsidieverstrekker per onderzoeker per periode zijn toegekend of afgewezen

Valorisatie

Bij toegepast en innovatief onderzoek kan één van de resultaten van een onderzoeksproject zijn dat er producten of resultaten worden gerealiseerd die patenteerbaar zijn of waarvoor een octrooi kan worden aangevraagd. Deze patenten/octrooien vertegenwoordigen een geldwaarde.

 

Binnen ProjectSoft PM is het mogelijk om patenten/octrooien, die het gevolg zijn van onderzoek, vast te leggen bij het onderzoeksproject. Hierdoor wordt het mogelijk om te bezien bij welke onderzoekers en/of onderzoeksprojecten en/of domeinen de meeste toegevoegde waarde wordt gerealiseerd en daarmee een bijdrage leveren.

 

Met dit inzicht kan worden bevorderd hoe met het onderzoeks- en valorisatiebeleid de participatie van de onderzoekers van de universiteit in Europese en andere netwerken kan worden versterkt.

Onderzoekportefeuilles

Binnen ProjectSoft PM kan de universiteit op basis van de wetenschapsgebieden onderzoekportefeuilles definiëren. Elke portefeuille kan één of meer programma’s bevatten en elk programma kan één of meer onderzoeksprojecten bevatten.

 

Binnen portefeuilles kunnen de volgende zaken worden vastgelegd:

  • Het belang van een specifieke portefeuille t.o.v. het geheel
  • De classificatie
  • Thema’s
  • Doelen

 

Met de portefeuillestructuur  kan per wetenschapsgebied worden vastgelegd hoeveel onderzoeksprojecten er per wetenschapsgebied actief zijn of zijn geweest.

Ondersteuning bij het verwerven van externe middelen

Algemeen kan worden gesteld dat onderzoek van hoog niveau de nodige financiële middelen vereist en niet kan zonder intensieve projectwerving. ProjectSoft PM ondersteunt de intensieve projectwerving met een Acquisitie Module, die alle stappen van het wervingsproces ondersteunt, van Aanvraag, RFI/RFP, Projectvoorstel/Proposal, via Review naar alle stappen en opvolging van indiening naar Contractvoorstel tot Ondertekening Contract/Opdracht.

 

Het is daarbij mogelijk om per accountmanager/soort projecttype allerlei dwarsdoorsnedes te maken.

 

In het projectvoorstel kan een projectstructuur worden opgezet, met doorlooptijden, mijlpalen, voorcalculatie/begroting (zowel Top Down als Bottom  Up), budget over de jaren heen (bestedingsplan) en de meest geëigende financiering (subsidieregeling) daarbij te zoeken, alsmede hoeveel eigen fondsen daarbij benodigd zijn.

 

ProjectSoft PM voorziet voor de minder ervaren onderzoekers ondersteuning in de pre-award fase voor het opstellen van het projectvoorstel, zoeken van geschikte financiering en het indienen bij de subsidieverstrekker.

 

De universiteit krijgt met ProjectSoft PM dan een instrument in handen, waarmee het de regie heeft bij de fondsenoriëntatie, projectvoorbereiding, indiening en opvolging.

ProjectSoft PM leidt tot:

  • Snel en volledig opzetten, via iteratieve opbouw, van onderzoeksprojecten
  • Versnelde keuze mogelijkheden van bijbehorende financiering, via de subsidiemodule, door onderzoekers
  • Ieder moment inzicht hebben in de status en voortgang van het onderzoeksproject
  • Inzage in de benodigde training & protocollen door de onderzoeker
  • Meer dan 30% besparing op kosten in de pre award fase
  • Verbeterde ondersteuning het subsidie-aanvraagproces en verantwoording
  • Verbeterde zicht op de inzet van onderzoekers door de Resource module
  • Dashboards voor inzicht vanuit verschillende invalshoeken
  • Ondersteuning van valorisatie en portefeuillebeheer
  • Compliance aan het Full Cost Model EU en de Nationale Subsidievoorwaarden

Voordelen ProjectSoft PM voor de gebruikersgroepen binnen een Universiteit

Onderzoekers kunnen bij de opzet van hun onderzoeksproject gebruik maken van projecttemplates, voorbeelden van bestaande projecten en projecten in MS-Project. Dit bespaart veel werk, omdat u het eigen project toch geheel kunt aanpassen aan de specifieke eisen en wensen van het onderzoek, zonder helemaal van ‘scratch’ te hoeven starten. Van alle wijzigingen wordt een versie gemaakt, zodat u altijd kunt terug gaan naar een eerdere versie .

De uitwerking van onderzoeksvoorstellen door de onderzoekers kan in een vroeg stadium door de projectleider en/of onderzoeksleider worden bekeken en bijgestuurd, waardoor ook de financieringsbehoefte (subsidie en eigen bijdrage) snel duidelijk wordt en daarmee de slagingskans van het onderzoeksvoorstel.

Tijdens de uitvoeringsfase van een onderzoeksvoorstel kunnen alle aspecten van het project op elk moment worden bekeken, met name de voortgang worden gecontroleerd en eventueel bijgestuurd (w.o. vergelijking van geplande- versus gerealiseerde cijfers, worden de mijlpalen/onderzoeksresultaten tijdig bereikt, is er sprake van uitloop etc.).

In de uitvoeringsfase kunnen wijzigingen alleen worden doorgevoerd door een geautoriseerde medewerker via change management. Dit betekent dat de controller het gehele verloop van de geplande- en de gerealiseerde kosten kan volgen, omdat direct duidelijk is wie verantwoordelijk was voor de goedkeuring van de wijzigingen tijdens de uitvoering van het onderzoeksproject en wat de invloed op de resultaten en kosten was.

Voor projecten waarvoor een accountantsverklaring nodig is, kan de externe- of de interne accountant het gehele proces van het begin tot het eind volgen, omdat alle handelingen of activiteiten van iedere medewerker in elke fase van het project (initieel en uitvoering) worden gelogd. Op termijn kan men dan een Certificate of Methodolgy aanvragen en na toekenning daarvan is het niet langer noodzakelijk om een accountantsverklaring te overleggen voor EU- en projecten van het Rijk. Hierdoor kan een aanzienlijke reductie in de kosten van een onderzoeksproject worden bereikt.

Via de subsidiemodule van ProjectSoft PM kan de subsidie-adviseur (maar ook de projectleider voor de eigen projecten) de status van alle aanvragen (ingediend, gewijzigd, opnieuw ingediend, toegekend en afgewezen) op elk moment bekijken. Daarbij wordt ook duidelijk bij welke subsidieregelingen de scoringskans het hoogst is en welke faculteiten het meest succesvol zijn bij het verwerven van externe financiering.

Het bestuur van een faculteit/vakgroep kan op elk moment zowel de inhoudelijke als de financiële voortgang van alle onderzoeks- en andere projecten bekijken. Dit is met name van belang voor het beoordelen van ‘eigen bijdrage’-aanvragen voor nieuwe onderzoeksprojecten, maar ook om te bezien of er problemen zijn bij de in uitvoering zijnde projecten. Men is niet langer afhankelijk van derden voor deze informatie, maar kan op elk moment alle aspecten van (onderzoeks)projecten bekijken en eventueel naar de onderliggende gegevens gaan.