De laatste jaren worden gekenmerkt door verregaande decentralisaties in het sociale domein, waardoor het inkoopvolume van gemeenten toeneemt. Het rechtmatig en doelmatig inkopen, zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed, staat hoog op de agenda bij iedere gemeente. Inkoop dient een positieve bijdrage te leveren aan het gehele prestatieniveau van een gemeente, waarbij de concrete doelstellingen van Inkoop een afgeleide dient te zijn van de gemeentelijke doelstellingen. Inkoop dient behoorlijk bestuur te ondersteunen en gestoeld te zijn op het gelijkheids-, motiverings- en vertrouwensbeginsel. Inkoop dient ook de bestuurlijke en ambtelijke integriteit te ondersteunen, door bijvoorbeeld het volgen van de vastgestelde gedragscodes, waardoor onder andere belangenverstrengeling wordt voorkomen. Als laatste, maar niet het minst belangrijke, dient Inkoop maatschappelijk verantwoord te opereren, ondersteuning en opvolging te geven aan social return, innovatief te zijn, en risico’s  te beperken c.q. te vermijden c.q. te beheersen ten aanzien van bijvoorbeeld het naleven van de wet en regelgeving, contract compliance, etc..

Hierdoor wordt het belang van contractbeheer en contractmanagement groter. Het correct registreren, bewaken en managen van contracten is de doelstelling van contractbeheer. Goed contractbeheer vormt de basis voor contractmanagement en zorgt voor efficiëntere processen. Goed contractmanagement bevordert dat alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente.

Gefaseerde aanpak

Niet iedere gemeente bevindt zich in dezelfde fase van contractvolwassenheid. Het Nederlands Inkoop Centrum (het NIC) heeft samen met de Hanzehogeschool het NICV-model ontwikkeld.

Wanneer een gemeente zich bevindt in fase 1 of 2, dan kan het beste worden gestart met alleen Contractbeheer. ContractSoft ondersteunt gemeenten in deze fases met haar modules Contractregistratie, Contractbeheer en Controle, en Real time Analytics.

Vanaf fase 3, kan worden gestart met Contractmanagement, waarbij de volledige functionaliteit van ContractSoft kan worden geïmplementeerd en gebruikt.

Het komt regelmatig voor dat binnen een gemeente, een afdeling zich in een andere fase bevindt, waar het is mogelijk om differentiatie door te voeren per afdeling. Zaak is om een goed en gefaseerde aanpak en implementatie te definiëren.

Contractregistratie en -beheer

Bij contractregistratie en -beheer gaat het om de ondersteuning van het administratieve proces van het registreren en beheren van contracten binnen uw gemeente. Daarnaast uiteraard ook het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.

Wat is de plaats van Contractbeheer? De praktijk leert dat de organisatie van contractbeheer volgend moet zijn op de inkooporganisatie binnen een gemeente. We onderscheiden:

Binnen ContractSoft is het mogelijk om tegelijkertijd verschillende modellen te volgen, waarbij onder andere een transitie (van het ene naar het andere model) kan worden ondersteund.

Bij wie ligt contractbeheer binnen uw gemeente? Bij het gebruik en beheer onderkennen we de volgende rollen (met de daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden) die allemaal in ContractSoft kunnen worden gedefinieerd : Contracteigenaar, Inkoopadviseur, Controller, Jurist, Contractbeheerder, Applicatiebeheerder.

Contractmanagement

Bij contractmanagement, ondersteunt ContractSoft uw proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun voorwaarden, zodat tevens wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van uw gemeente.

Het managen van een contract kost dus tijd en geld. Gemeenten dienen een keuze te maken in welke contracten in aanmerking komen voor contractmanagement. Risico analyse is een van de methoden die kan worden gebruikt, maar ook een “simpele” kosten-baten analyse. Meestal heeft iedere gemeente een “eigen” mix van methoden om de contracten te selecteren voor contractmanagement.

Bij wie ligt contractmanagement binnen uw gemeente? Bij contractmanagement onderkennen we de volgende rollen (met de daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden) die allemaal in ContractSoft kunnen worden gedefinieerd : Contracteigenaar, Contractbeheerder, Contractmanager, Inkoopadviseur, Controller, Jurist, Contractadministrateur, Applicatiebeheerder.

Voor de uitvoering van contractmanagement is bepalend hoe de inkooporganisatie binnen een gemeente is georganiseerd:

Door het gebruik van ContractSoft is uw gemeente in staat om:

• Beter de kwaliteiten en capaciteiten van uw leverancier te benutten
• Meer inzicht te verkrijgen in een leverancier in zijn geheel in plaats van per contract waardoor er ook meer inzicht is in de toegevoegde waarde van deze leverancier in uw organisatie
• Het bevorderen van meer gestroomlijnde samenwerking, harmonie en tevredenheid tussen een leverancier en uw organisatie
• Leveranciersrelaties te verbeteren
• De interne- en externe communicatie te verbeteren
• Het voorkomen van commerciële, financiële en juridische risico’s
• Het signaleren en doorvoeren van kostenbesparingen. Bijvoorbeeld door efficiënter werken, minder nazorg/herstelwerk, tijdig zicht op eventueel meerwerk, contractbesparingen)
• Meer inzicht te krijgen in risico’s
• Kosten te reduceren en service niveaus te verbeteren
• Betere meet- en sturingsmogelijkheden te verkrijgen
• Het vergoten van kennismacht baar leveranciers toe en een betere input te geven ter voorbereiding van gesprekken en onderhandelingen
• Een betere indeling te maken van de verdeling van tijd en capaciteit naar het belang van het contract en leverancier

Samenvattend, bij ContractSoft

• Wordt alles in één centraal systeem vastgelegd, waarbij elke afdeling inzicht heeft voor de eigen afdeling en de organisatie overall inzicht heeft.
• Wordt door per contracttype de workflow vast te leggen, de afgesproken procedure gevolgd. Vertraging zal uitblijven, dank zij de signaleringsfuncties binnen ContractSoft. Reviews vinden plaats door de juiste personen.
• Is, door de workflow, het altijd duidelijk in welke fase een contract verkeert. De verschillende dashboards geven inzicht bij wie  het contract is. Tevens is er een signalering binnen ContractSoft als een contract te lang bij iemand blijft liggen (bewaking van deadlines).
• Wordt gebruik gemaakt van signaleringen wanneer contracten opgezegd dienen te worden of wanneer contracten verlopen (en verlengd dienen te worden). Tevens biedt ContractSoft verschillende dashboards voor inzicht en overzicht van deze contracten.
• Kan bij ziekte, een teamleider vanuit zijn dashboard de contracten met één muisklik overhevelen naar andere collega’s waardoor er geen tijd verloren gaat. Tevens wordt hiermee inzicht verkregen in de werkvoorraden en de werkdruk van de mensen in de teams.
• Zijn alle financiële verplichtingen en rechten in overzichten (op basis van de periode die de organisatie wenst) binnen de dashboards standaard aanwezig.
• Kunnen de samenhangen tussen de verschillende contracten worden vastgelegd met daarbij de onderliggende relatie (bijvoorbeeld partnerovereenkomst, onder aanneming, etc.).
• Zijn vanuit de dashboards direct zichtbaar welke contracten zijn afgesloten met een bepaalde partij, wat de status van die contracten is en hoe de onderhandelingen met die contracten zijn verlopen.
• Wordt alle correspondentie vastgelegd bij het contract, alle types files kunnen in het documentensysteem van ContractSoft worden vastgelegd, waarbij uiteraard versiebeheer automatisch plaatsvindt. Rechten voor toegang en inzicht kan per gebruiker of gebruikersgroep worden vastgelegd.